Anagrafica clienti per studi tecnici: tutti i committenti in un unico posto

Una fattura, dieci minuti a cercare dati

C'è da emettere la fattura per un'azienda cliente. Lavoro chiuso, importo concordato, manca solo da compilarla. Poi iniziate a cercare. La PEC sta in una mail di due anni fa. Il codice SDI è su un foglio Excel, ma non si sa se è la versione aggiornata. L'indirizzo della sede legale è cambiato, forse. E il numero del referente ce l'ha solo il collega che oggi è in cantiere.

Sono dieci minuti spesi a rimettere insieme dati che lo studio aveva già. In uno studio tecnico succede di continuo, e non per disordine. I dati dei clienti arrivano da canali diversi e ognuno resta dove è arrivato: il telefono sul cellulare di chi ha fatto il primo contatto, i dati di fatturazione nel file della segreteria, le conversazioni su WhatsApp. Ogni informazione è da qualche parte, ma nessuno le ha tutte insieme.

Quanto costa un'anagrafica sparsa

Non è il singolo minuto perso a cercare una PEC. È che lo perdete ogni volta: per un preventivo, per una fattura, per mandare un documento da firmare. E ogni volta aumenta il rischio di ricopiare un dato sbagliato, usare un indirizzo vecchio o mandare una fattura con il codice destinatario errato, che poi torna indietro scartata.

C'è poi un costo che si vede meno: il contesto. Prima di preparare un preventivo per un cliente che avete già seguito, vi serve sapere cosa avete fatto per lui, cosa è ancora aperto e con quali importi avete lavorato l'ultima volta. Se queste informazioni sono sparse tra cartelle e chat, il preventivo parte da zero anche quando non dovrebbe.

Una scheda per ogni committente

Il modulo Committenti di Novera parte da un'idea semplice: ogni cliente ha una scheda, e lì c'è tutto quello che lo riguarda. Recapiti, dati di fatturazione e commesse stanno nello stesso posto, e chiunque nello studio li trova senza chiedere a un collega.

I dati si compilano dalla Partita IVA

Quando il committente è un'azienda o un professionista, non dovete ricopiare nulla. Inserite la Partita IVA e Novera interroga il Registro delle Imprese: ragione sociale, indirizzo, PEC e codice SDI si compilano da soli.

Oltre al tempo, conta la fonte. I dati arrivano dal registro ufficiale, quindi niente lettera saltata nella PEC né CAP sbagliato da scoprire mesi dopo su una fattura respinta. La fattura del primo paragrafo, con l'anagrafica già in ordine, si compila senza cercare niente.

WhatsApp parte dalla scheda

Con i clienti si lavora molto su WhatsApp, inutile far finta di no. Il problema è che per scrivere a qualcuno dovete prima salvarne il numero sul telefono, e così le rubriche personali si riempiono di contatti dello studio, ognuno sul telefono di una persona diversa.

Dalla scheda del committente si apre direttamente la chat WhatsApp con un clic. Il numero resta nell'anagrafica dello studio, non sul cellulare di chi ha gestito il primo contatto. Se il collega è in cantiere, il referente lo contattate lo stesso.

Lo storico delle commesse, sempre davanti

È la parte che cambia di più il lavoro di tutti i giorni. Ogni committente mostra l'elenco completo delle commesse affidate allo studio, chiuse e in corso.

Un cliente vi chiede un nuovo lavoro sullo stesso immobile: aprite la scheda e trovate la commessa precedente, il suo stato e quello che resta da fare. Il preventivo parte da lì, non da una ricerca tra le cartelle. Lo stesso vale prima di un sopralluogo o di un incontro: in un minuto sapete con chi state parlando.

Guardando lo storico capite anche quali clienti tornano più spesso, chi vi ha affidato più lavoro e con chi avete commesse ferme da troppo tempo.

Guardatelo all'opera

Se volete vedere il modulo in funzione, dall'inserimento di un nuovo committente alla consultazione dello storico, c'è un video guida che lo mostra passo per passo: guarda il video guida del modulo Committenti.

Meno ricerca, più lavoro sulle commesse

Tenere l'anagrafica in ordine non dovrebbe essere un lavoro in più. Con una scheda per ogni committente, i dati entrano una volta sola, arrivano dalla fonte giusta e restano collegati alle commesse a cui si riferiscono. Rubrica, email, Excel e chat smettono di essere quattro archivi da tenere allineati.

Il tempo che prima finiva nella ricerca torna al lavoro vero: sopralluoghi, progetti, rapporti con i clienti.

Provate Novera nel vostro studio

Se volete capire come il modulo Committenti si adatta al modo in cui lavora il vostro studio, richiedete la prova su https://noverapp.it#contatti