Come organizzare uno studio tecnico: guida pratica per gestire il lavoro

Organizzare uno studio tecnico non significa solo mettere ordine

Quando uno studio tecnico gestisce poche commesse, può essere sufficiente utilizzare cartelle sul computer, Excel, email, calendario e qualche appunto.

Il problema arriva quando i lavori aumentano e vengono gestiti contemporaneamente.

Un committente aspetta un aggiornamento, una scadenza si avvicina, un collaboratore deve completare un'attività, un documento deve essere recuperato e nel frattempo bisogna controllare preventivi, incassi e costi.

A quel punto il problema non è semplicemente essere più ordinati.

Bisogna riuscire a sapere cosa sta succedendo, su quale commessa, chi deve fare cosa, quali sono le scadenze e quanto sta assorbendo ogni lavoro.

Per questo l'organizzazione di uno studio tecnico dovrebbe partire da un principio semplice: la commessa deve essere il punto centrale del lavoro.

La commessa come punto di riferimento

Una commessa raccoglie tutte le informazioni relative a un determinato lavoro.

Committente, collaboratori, documenti, attività, appuntamenti, sopralluoghi, ore, preventivi, incassi e costi fanno tutti riferimento allo stesso contesto.

Quando invece queste informazioni sono distribuite tra strumenti diversi, diventa necessario ricostruire continuamente la situazione.

Il documento è in una cartella, l'ultima comunicazione è in una mail, l'appuntamento è nel calendario e le ore sono su un foglio Excel.

Alla fine si passa più tempo a cercare informazioni che a utilizzarle.

Un'organizzazione efficace dovrebbe permettere di partire dalla commessa e trovare da lì tutto ciò che serve.

Gestire le attività senza affidarsi alla memoria

Ogni commessa porta con sé una serie di attività.

Preparare un documento, effettuare un rilievo, contattare un committente, inoltrare una pratica in Comune, verificare una scadenza o aspettare una risposta.

Quando le commesse sono numerose, ricordare tutto diventa difficile.

Una gestione organizzata permette di distinguere le attività ancora da fare da quelle in corso e da quelle completate.

Una board divisa per stato rende questa situazione immediatamente visibile. Le priorità e le scadenze permettono inoltre di capire quali attività richiedono attenzione prima delle altre.

Per chi coordina un team è importante anche poter vedere il lavoro complessivo e filtrarlo per persona incaricata.

In questo modo non è necessario chiedere continuamente a ogni collaboratore cosa sta facendo: una parte importante della situazione è già visibile.

Organizzare i documenti intorno alla commessa

Uno studio tecnico può accumulare rapidamente una grande quantità di documenti.

Disegni, elaborati, autorizzazioni, documentazione catastale, PDF, file CAD, modelli BIM e altri allegati possono appartenere alla stessa commessa.

Il problema non è soltanto conservarli.

È sapere dove trovarli quando servono.

Una struttura organizzata per commessa permette di mantenere insieme i documenti relativi allo stesso lavoro, invece di distribuirli in cartelle scollegate.

Quando possibile, anche la consultazione dovrebbe essere immediata: poter visualizzare un documento senza doverlo prima scaricare e aprire con un programma separato riduce ulteriormente i passaggi.

Lo stesso principio vale per le scadenze associate ai documenti.

Se un documento deve essere verificato o rinnovato entro una certa data, quella informazione deve poter essere collegata al lavoro a cui appartiene.

Sapere chi sta lavorando su cosa

Quando nello studio lavorano più persone, anche la distribuzione delle attività diventa parte dell'organizzazione.

Non basta sapere quali collaboratori fanno parte dello studio.

È utile sapere chi è coinvolto in ogni commessa e quali lavori sono assegnati a ciascuna persona.

Questo permette di capire meglio i carichi di lavoro e di intervenire quando una persona sta accumulando troppe attività o scadenze contemporaneamente.

La stessa informazione diventa utile anche quando un cliente chiede chi sta seguendo il proprio lavoro.

Invece di ricostruire la situazione attraverso messaggi o email interne, il riferimento dovrebbe essere direttamente nella commessa.

Registrare le ore per capire quanto costa una commessa

Il tempo è una delle risorse più difficili da controllare in uno studio tecnico.

Una commessa può aver prodotto un buon incasso, ma aver richiesto molte più ore del previsto.

Per questo registrare le ore e collegarle alla commessa è importante.

Il confronto tra ore previste ed effettivamente lavorate permette di capire se un lavoro sta richiedendo più tempo del previsto.

Nelle commesse a consuntivo, le ore possono inoltre essere trasformate in un valore economico e confrontate con quanto è già stato registrato negli incassi.

Il risultato è una visione più concreta del lavoro: non solo quanto hai incassato, ma anche quanto tempo hai dovuto impiegare per ottenere quell'incasso.

Collegare preventivi, incassi e costi

L'organizzazione dello studio deve comprendere anche la parte economica.

Un preventivo accettato diventa una commessa. La commessa genera lavoro e costi. Gli incassi permettono di verificare quanto è stato effettivamente ricevuto e quanto rimane ancora da incassare.

Se queste informazioni vengono gestite separatamente, diventa più difficile avere una visione completa.

Quando invece rimangono collegate alla stessa commessa, puoi ricostruire il percorso del lavoro senza passare continuamente tra strumenti diversi.

Questo permette anche di arrivare a una domanda più utile del semplice "quanto abbiamo incassato?":

quanto ci sta rendendo davvero questa commessa?

Avere un calendario collegato al lavoro

Il calendario dello studio non dovrebbe essere soltanto un elenco di appuntamenti.

Una riunione, un sopralluogo, una scadenza o un'attività hanno senso soprattutto in relazione alla commessa a cui appartengono.

Collegare gli eventi alle commesse permette di avere una visione generale dello studio e, allo stesso tempo, di vedere gli appuntamenti relativi a un singolo lavoro.

L'integrazione con Google Calendar e Outlook permette inoltre di evitare di inserire manualmente gli stessi appuntamenti in più strumenti.

Gestire sopralluoghi e territorio direttamente dalla commessa

Per molti studi tecnici il lavoro continua anche fuori dall'ufficio.

Durante un sopralluogo può essere necessario compilare un verbale, scattare fotografie, consultare documenti o verificare informazioni relative all'immobile.

Poter fare queste operazioni direttamente dal telefono evita di prendere appunti e ricopiare tutto in studio in un secondo momento.

Anche la posizione dell'immobile può rimanere collegata alla commessa, insieme ai riferimenti catastali e alla documentazione urbanistica.

In questo modo il territorio non rimane un'informazione separata dal resto del lavoro.

Guardare lo studio attraverso i numeri

Una volta organizzate le informazioni, diventa possibile fare un passo ulteriore: capire come sta andando lo studio nel suo complesso.

Incassato, da incassare, costi, margini, ore lavorate, attività del team e andamento dei preventivi possono essere analizzati insieme.

Questo permette di confrontare periodi diversi e capire dove stanno andando tempo e risorse.

La differenza è importante.

Dire "mi sembra che stiamo andando bene" è una sensazione.

Sapere quanto è stato incassato, quanto è stato speso, quante ore sono state lavorate e come sono distribuite le attività è un dato sul quale è possibile ragionare.

Ridurre il lavoro ripetitivo con l'AI

Una volta che le informazioni della commessa sono organizzate, anche alcune attività ripetitive possono essere svolte più rapidamente.

Scrivere una mail di aggiornamento al committente, ricostruire lo stato di una commessa, preparare una prima bozza di preventivo o cercare un riferimento normativo sono esempi di attività in cui un assistente AI può essere utile.

L'importante è mantenere il controllo del professionista.

Una mail va verificata prima dell'invio. Un preventivo deve essere controllato prima della conferma. Un riferimento normativo deve essere verificato sulla fonte prima di essere utilizzato.

L'AI può aiutare a partire più velocemente, ma non sostituisce la valutazione del tecnico.

Come organizzare tutto in un unico ambiente

Organizzare uno studio tecnico non significa necessariamente eliminare ogni strumento che già utilizzi.

Significa soprattutto evitare che le informazioni importanti rimangano scollegate.

Commesse, clienti, documenti, attività, appuntamenti, sopralluoghi, ore, preventivi, incassi, costi e statistiche dovrebbero poter essere ricondotti allo stesso contesto.

È questo l'approccio di Novera: la commessa è il punto centrale e intorno ad essa vengono organizzate le diverse attività dello studio.

Invece di avere un'informazione in Excel, un'altra nelle email e un'altra ancora in una cartella del computer, il lavoro viene raccolto in un unico ambiente.

In questo video puoi vedere come funziona Novera e come sono collegate le diverse aree del gestionale:

https://www.youtube.com/watch?v=6aWWyNAi-Uk

Se vuoi approfondire le singole funzionalità, puoi poi consultare gli articoli dedicati alla gestione delle attività, delle ore, dei documenti, dei sopralluoghi, degli appuntamenti e delle altre aree dello studio.

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