Gestione delle commesse per studi tecnici: tutto collegato in un unico posto

In uno studio tecnico, una commessa può durare settimane, mesi o anche anni.

Durante questo periodo cambiano molte cose: arrivano documenti, vengono fissati appuntamenti, vengono assegnate attività, si fanno sopralluoghi, si registrano ore, si sostengono costi e si emettono preventivi e incassi.

Il problema nasce quando tutte queste informazioni vengono gestite in posti diversi.

Un documento è nella cartella del progetto, l'appuntamento è nell'agenda, le ore sono in un foglio Excel, le fotografie del sopralluogo sono sul telefono e le informazioni economiche si trovano in un altro file.

Le informazioni esistono, ma non sono collegate tra loro.

Il modulo Commesse di Novera nasce proprio per risolvere questo problema: fare della commessa il punto centrale da cui seguire tutto il lavoro.

Una commessa, tutto il lavoro collegato

Quando apri una commessa in Novera, non trovi soltanto le informazioni principali.

Trovi il committente collegato, gli operatori che collaborano al lavoro e tutte le informazioni che riguardano quella specifica attività dello studio.

Documenti, ore, territorio, appuntamenti, sopralluoghi, attività e dati economici rimangono collegati alla stessa commessa.

Questo significa che non devi ricordarti dove hai salvato ogni informazione.

Se stai lavorando su una determinata commessa e vuoi controllare un documento, registrare un'attività o verificare le ore già lavorate, parti sempre dallo stesso punto.

Le informazioni rimangono nel loro contesto.

Guarda il modulo Commesse in funzione

Per vedere concretamente come viene organizzata una commessa all'interno di Novera, puoi guardare la guida dedicata al modulo.

Guarda il video del modulo Commesse di Novera:
https://youtu.be/iSy8TMuIFwE

Il video mostra come viene gestita una commessa e come le diverse informazioni vengono collegate al lavoro senza dover passare continuamente da uno strumento all'altro.

Modificare le informazioni senza interrompere il lavoro

Un altro aspetto importante è il modo in cui vengono gestite le informazioni.

All'interno della scheda della commessa puoi modificare i dati direttamente sul posto, senza dover cambiare continuamente pagina per aggiornare le informazioni.

Il committente è lì. Gli operatori sono lì. Le attività, gli appuntamenti e gli altri dati della commessa sono accessibili nello stesso contesto.

Questo riduce anche le operazioni ripetitive.

Non devi aprire una sezione separata, cercare nuovamente la commessa e verificare di stare modificando quella corretta.

La commessa rimane il riferimento durante il lavoro.

Le scadenze finiscono direttamente nel calendario

Le scadenze sono una delle informazioni più facili da perdere quando vengono annotate in posti diversi.

Una data può finire nell'agenda cartacea, in una nota, in un'email o semplicemente nella memoria di chi segue la commessa.

In Novera una scadenza può essere aggiunta con un clic a Google Calendar o Outlook.

In questo modo la data entra nel calendario che utilizzi per organizzare il lavoro quotidiano.

Non serve quindi ricopiarla manualmente e non devi affidarti soltanto alla scheda della commessa per ricordarti che una determinata attività ha una scadenza.

La commessa rimane il punto di origine, mentre il calendario diventa il luogo in cui organizzare concretamente la giornata.

Ogni collaboratore vede il lavoro che gli è stato assegnato

In uno studio con più persone, non tutti devono necessariamente vedere tutte le commesse.

Novera collega ogni collaboratore alle commesse su cui deve lavorare.

Il collaboratore vede quindi le commesse a cui è assegnato, mentre chi gestisce lo studio mantiene la visione completa e decide chi deve lavorare su cosa.

Questo permette di distribuire il lavoro senza dover configurare manualmente una serie di permessi complessi per ogni singola commessa.

Il titolare o chi amministra lo studio può quindi assegnare una commessa alla persona interessata e il collaboratore ritrova direttamente il lavoro che gli è stato affidato.

Anche le ore rimangono legate alla commessa

Sapere quante ore sono state lavorate non è utile soltanto per tenere un registro.

Può servire per capire quanto tempo sta realmente assorbendo una commessa, soprattutto quando il compenso viene calcolato a ore o a consuntivo.

In Novera le ore vengono registrate direttamente sulle commesse.

Questo permette di collegare il tempo effettivamente lavorato al lavoro che lo ha richiesto, senza mantenere un registro separato e poi dover ricostruire manualmente la situazione.

Le ore possono inoltre essere riportate nel riepilogo della commessa insieme al tipo di compenso.

Un riepilogo della commessa pronto da condividere

A volte non serve entrare nel gestionale e mostrare tutte le informazioni.

Può essere necessario avere un documento riepilogativo da condividere con un collega, con un collaboratore o semplicemente da conservare nell'archivio dello studio.

Novera permette di generare un PDF riassuntivo della commessa, includendo anche le ore lavorate e il tipo di compenso.

In questo modo puoi avere una sintesi ordinata del lavoro senza dover raccogliere manualmente le informazioni dalle diverse sezioni.

Il vero vantaggio è il collegamento

Il valore della gestione delle commesse non sta nell'avere un posto in cui inserire un appuntamento, un altro in cui caricare un documento e un altro ancora per registrare le ore.

Questi strumenti esistono già.

Il vantaggio arriva quando tutte queste informazioni appartengono alla stessa commessa e rimangono collegate tra loro.

Se devi controllare un documento, parti dalla commessa.

Se devi vedere chi sta lavorando, parti dalla commessa.

Se vuoi sapere quante ore sono state registrate, parti dalla commessa.

Se devi controllare una scadenza o un appuntamento, parti dalla commessa.

Non devi ricostruire ogni volta il collegamento tra informazioni che riguardano lo stesso lavoro.

Meno informazioni sparse, meno possibilità di errore

Quando lo stesso lavoro viene gestito attraverso strumenti diversi, aumenta anche il rischio di utilizzare informazioni non aggiornate o dimenticare qualcosa.

Un appuntamento può essere modificato in un calendario ma non annotato altrove. Un documento può essere salvato nella cartella sbagliata. Le ore possono rimanere in un foglio che nessuno aggiorna più.

Centralizzare la commessa non elimina la necessità di lavorare con attenzione, ma riduce il numero di posti in cui bisogna mantenere le stesse informazioni.

E soprattutto rende più semplice capire dove guardare.

La domanda non è più "dove avevo messo quel dato?", ma "qual è la commessa che devo gestire?"

Da lì puoi trovare il resto.

Prova Novera

Novera è il gestionale cloud pensato per gli studi tecnici italiani e costruito intorno alla gestione delle commesse.

Se vuoi smettere di gestire lo stesso lavoro tra cartelle, email, agende e fogli separati, puoi vedere come funziona Novera e richiedere l'accesso gratuito.

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