Gestione dei costi di una commessa: sapere quanto stai davvero spendendo

Quando si guarda l'andamento di una commessa, è facile concentrarsi su quanto è stato preventivato e quanto è stato incassato.

Ma c'è un'altra domanda altrettanto importante:

quanto sta costando realmente quella commessa?

Una trasferta, un acquisto, una consulenza esterna o una spesa sostenuta durante un sopralluogo possono sembrare importi secondari presi singolarmente. Se però vengono registrati in momenti diversi e finiscono tra scontrini, ricevute fotografate con il telefono, email e fogli Excel, alla fine diventa difficile avere un quadro preciso.

E senza conoscere i costi reali, capire quanto sta rendendo una commessa diventa molto più complicato.

Il modulo Costi di Novera serve proprio a collegare le spese al lavoro a cui appartengono e a renderle parte della gestione economica dello studio.

Il costo non deve finire in un foglio separato

Quando una spesa riguarda una determinata commessa, la cosa più utile è poterla registrare direttamente lì.

In Novera il costo viene associato alla relativa commessa. In questo modo, mentre il lavoro procede, puoi vedere non soltanto quanto hai incassato, ma anche quanto hai già speso per portarlo avanti.

Questo permette di avere una visione economica più completa.

Una commessa può avere un buon fatturato, ma se nel corso del lavoro sono state sostenute molte spese, il dato degli incassi da solo non racconta tutta la situazione.

Il collegamento tra costi e commessa permette quindi di ragionare sul costo effettivo del lavoro, non soltanto sulle entrate.

Guarda come funziona il modulo Costi

Per vedere concretamente come vengono registrate le spese e come rimangono collegate alle commesse, puoi guardare la guida dedicata al modulo.

Guarda il video del modulo Costi di Novera:
https://youtu.be/j0sH09u67KI

Nel video viene mostrato il flusso completo per registrare una spesa e consultarla all'interno della commessa.

La ricevuta rimane insieme alla spesa

Registrare che hai speso 80 euro è utile.

Sapere anche perché li hai spesi e avere la relativa ricevuta a disposizione lo è ancora di più.

Per ogni costo puoi allegare direttamente la ricevuta o la fattura del fornitore. Il documento rimane associato alla voce di spesa e può essere consultato in anteprima direttamente da lì.

Questo evita di dover cercare successivamente il documento in una cartella, in una conversazione email o tra le fotografie del telefono.

Pensa, ad esempio, a una trasferta con diversi piccoli acquisti. Se ogni ricevuta viene salvata separatamente, dopo qualche mese può diventare difficile capire a quale lavoro apparteneva.

Se invece la spesa viene registrata direttamente sulla commessa e il documento viene allegato nello stesso momento, il collegamento rimane.

Quando serve controllare quella spesa, trovi entrambe le informazioni nello stesso posto.

Sapere quanto costa davvero una commessa

Il punto centrale non è registrare le spese per avere un archivio più ordinato.

È poter rispondere a una domanda che riguarda direttamente la gestione dello studio:

questa commessa sta rendendo quanto pensavo?

Per arrivarci bisogna considerare almeno due lati della situazione: quanto entra e quanto esce.

Novera collega i costi alla commessa specifica, quindi le spese sostenute per quel lavoro non rimangono in un elenco generale senza contesto.

Se una commessa richiede una consulenza esterna, una trasferta o determinati acquisti, questi costi possono essere registrati direttamente sul lavoro interessato.

In questo modo il dato economico della commessa diventa progressivamente più completo man mano che il lavoro procede.

Non devi aspettare la fine della commessa per provare a ricostruire tutte le spese sostenute.

Quando le spese vengono registrate da più persone

In uno studio con più collaboratori può capitare che le spese non vengano inserite tutte dalla stessa persona.

Un collaboratore può registrare una trasferta, un altro un acquisto e un altro ancora una spesa relativa a una determinata attività.

Quando arriva il momento di controllare le spese, può quindi essere utile sapere chi ha registrato cosa.

Novera permette di filtrare i costi in base alla persona che li ha inseriti.

Questo rende più semplice controllare le registrazioni quando le spese vengono gestite da più persone e capire da dove provengono le singole voci.

Non significa dover controllare manualmente ogni collaboratore: significa avere il dettaglio disponibile quando serve.

Dal controllo della singola commessa a quello dello studio

Il controllo non si ferma alla singola commessa.

Novera mette a disposizione anche una vista generale dei costi dello studio, con il totale delle spese sostenute durante l'anno e il totale storico.

In questo modo puoi passare dal dettaglio di un singolo lavoro a una visione più ampia dell'attività.

Se vuoi fare un'analisi più approfondita o lavorare sui dati con altri strumenti, la situazione dei costi può essere esportata in Excel.

Questo permette di utilizzare i dati registrati durante il lavoro anche per il controllo di gestione dello studio, senza doverli ricopiare manualmente in un secondo file.

Le piccole spese diventano parte del quadro economico

Il rischio, nella gestione quotidiana, è che siano proprio le spese più piccole a sfuggire.

Un parcheggio, una trasferta, un acquisto urgente o una consulenza possono sembrare poco importanti nel momento in cui vengono sostenuti.

Ma una commessa può durare mesi e accumulare decine di spese.

Se queste informazioni rimangono sparse, alla fine è difficile sapere quanto è stato speso davvero.

Registrarle man mano che vengono sostenute permette invece di costruire il dato economico progressivamente.

Non serve aspettare la fine del lavoro per chiedersi dove siano finiti tutti gli scontrini.

Un costo ha senso quando sai a quale lavoro appartiene

La gestione delle spese diventa molto più utile quando non è separata dalla gestione delle commesse.

Un costo collegato alla commessa, con la relativa ricevuta o fattura, racconta qualcosa di preciso: quanto è costato quel lavoro e perché.

Questo consente di affiancare il dato dei costi a quello degli incassi e delle ore lavorate, costruendo una visione più concreta dell'andamento economico dello studio.

Novera non serve quindi soltanto a conservare le ricevute.

Serve a fare in modo che le spese sostenute durante il lavoro non vadano perse e possano essere considerate quando si valuta una commessa.

Prova Novera

Novera è il gestionale cloud per studi tecnici italiani che permette di gestire commesse, costi, incassi, preventivi, documenti, ore e attività in un unico ambiente.

Se vuoi tenere sotto controllo non soltanto quanto incassi, ma anche quanto ti costa ogni commessa, puoi provare Novera.

Richiedi l'accesso gratuito a Novera: https://noverapp.it/#contatti