Gestione documenti per studi tecnici: tutto collegato alla commessa

In uno studio tecnico i documenti non sono semplicemente file da conservare.

Sono parte del lavoro.

Una planimetria può servire per una verifica, una visura può essere necessaria mesi dopo, un'autorizzazione può avere una scadenza da ricordare, un disegno CAD può dover essere condiviso con un collaboratore e un modello BIM può essere consultato da più persone durante lo sviluppo della commessa.

Il problema nasce quando questi documenti vengono distribuiti tra cartelle locali, allegati email, chiavette USB e servizi cloud utilizzati come semplici archivi.

Il file esiste, ma trovare quello giusto e capire a quale commessa appartiene può richiedere tempo.

Il modulo Documenti di Novera nasce per riportare questa gestione all'interno della commessa.

Il documento rimane dove serve

In Novera i documenti vengono caricati direttamente nella relativa commessa.

Questo significa che quando torni a lavorare su quel lavoro, non devi ricordarti in quale cartella hai salvato i file o cercare tra vecchie email per recuperare un allegato.

Il documento è associato alla commessa e può essere organizzato insieme alle altre informazioni del lavoro.

È un approccio semplice: invece di avere un archivio di file separato dal resto, il documento diventa parte della commessa a cui appartiene.

Questo è particolarmente utile quando una commessa rimane aperta per mesi o anni e il numero di documenti cresce progressivamente.

Guarda il modulo Documenti in funzione

Per vedere concretamente come vengono caricati, organizzati e consultati i documenti all'interno di una commessa, abbiamo preparato una guida.

Guarda il video del modulo Documenti di Novera:
https://youtu.be/puQjeW3Pn9s

Nel video viene mostrato il funzionamento del modulo e come consultare i documenti direttamente dall'interno di Novera.

Aprire un file senza doverlo scaricare

Una delle situazioni più frequenti è dover controllare un documento senza avere necessariamente bisogno di salvarne una copia sul computer.

Novera permette di visualizzare direttamente i documenti in anteprima, senza doverli scaricare prima.

Questo vale per documenti che uno studio utilizza normalmente durante il lavoro, come PDF, immagini, file Excel e Word, ma anche per disegni CAD e modelli BIM in formato IFC.

Per chi lavora con il BIM, in particolare, avere un visualizzatore 3D direttamente nel gestionale significa poter aprire un modello IFC e consultarlo rapidamente senza dover passare ogni volta a un altro software.

Non è necessario scaricare il modello, aprirlo con un programma esterno e poi tornare alla commessa.

Il modello rimane collegato al lavoro e può essere consultato direttamente da Novera.

Anche le scadenze dei documenti rimangono collegate

Non tutti i documenti sono semplicemente da archiviare.

Un'autorizzazione, un titolo abilitativo o un altro documento possono avere una scadenza che deve essere ricordata.

Il rischio, quando la data rimane scritta soltanto nel nome del file, in una email o in una nota separata, è accorgersene troppo tardi.

In Novera puoi associare una scadenza al documento e aggiungerla con un clic a Google Calendar o Outlook.

La data entra quindi nel calendario che utilizzi già per organizzare il lavoro, senza doverla ricopiare manualmente.

Anche in questo caso il vantaggio non è avere un'altra funzione da utilizzare, ma evitare di separare il documento dalla data che lo riguarda.

Quando devi consegnare tutta la documentazione

Può arrivare il momento in cui devi condividere una commessa completa.

Un collega ti chiede tutta la documentazione. Devi inviare i file a un professionista esterno oppure preparare il materiale da consegnare a un ente.

Se i documenti sono distribuiti in diverse cartelle, bisogna recuperarli uno alla volta, controllare di non averne dimenticato qualcuno e preparare manualmente l'archivio.

In Novera puoi scaricare tutti i documenti della commessa in un unico archivio ZIP.

Un solo comando raccoglie la documentazione e prepara il file da condividere.

È una funzione particolarmente comoda quando una commessa contiene molti documenti e devi consegnare l'intero archivio, non soltanto un singolo file.

Il problema non è lo spazio: è trovare le informazioni

Quando si parla di gestione documentale, spesso si pensa prima di tutto a dove conservare i file.

Per uno studio tecnico, però, il problema quotidiano è spesso un altro: sapere dove cercare.

Una planimetria potrebbe essere nella cartella della commessa. Una versione aggiornata potrebbe essere stata inviata via email. Una visura potrebbe essere stata scaricata mesi prima. Il modello IFC potrebbe essere stato condiviso con un collaboratore attraverso un servizio cloud.

Alla fine il file c'è, ma recuperarlo richiede una ricerca.

Collegare i documenti alla commessa riduce questa dispersione perché il punto di partenza diventa sempre lo stesso.

Apri la commessa e trovi la documentazione che le appartiene.

Un archivio che segue il lavoro

Il valore della gestione documentale non si vede soltanto quando devi trovare un file.

Si vede anche quando una persona che non ha seguito tutta la commessa deve entrare nel lavoro, quando un cliente richiede un documento, quando devi verificare una vecchia autorizzazione o quando devi consegnare l'intera documentazione.

Invece di ricostruire ogni volta la storia dei file, puoi partire dalla commessa.

Documenti, scadenze e informazioni rimangono collegati allo stesso lavoro.

È questo l'obiettivo del modulo Documenti di Novera: ridurre la dispersione della documentazione e rendere più semplice lavorare con i file che fanno parte di una commessa.

Prova Novera

Novera è il gestionale cloud per studi tecnici italiani che permette di gestire commesse, documenti, committenti, operatori, attività, appuntamenti e informazioni economiche in un unico ambiente.

Se vuoi avere la documentazione delle tue commesse sempre collegata al lavoro a cui appartiene, puoi provare Novera.

Richiedi l'accesso gratuito a Novera: https://noverapp.it/#contatti