Gestione incassi per studi tecnici: dal preventivo alla fattura

Quando un cliente accetta un preventivo, il lavoro non è finito.

Da quel momento bisogna registrare l'incasso, tenere traccia di quanto è stato ricevuto e di quanto resta da ricevere e, quando arriva il momento, preparare la fattura.

Il problema nasce quando ogni passaggio viene gestito separatamente.

I dati del preventivo sono in un documento, l'incasso viene registrato in un altro sistema e per preparare la fattura bisogna recuperare nuovamente le informazioni del cliente, dello studio e del lavoro.

Alla fine ci si ritrova a fare più volte la stessa operazione.

Il modulo Incassi di Novera collega invece questi passaggi alla stessa commessa, utilizzando i dati che sono già stati inseriti.

Dal preventivo accettato all'incasso

Il punto di partenza può essere un preventivo già accettato.

Invece di creare un nuovo incasso e riscrivere tutte le voci del preventivo, in Novera puoi collegare direttamente il preventivo accettato.

Le relative voci vengono copiate automaticamente nell'incasso.

Non devi quindi recuperare gli importi, riscrivere le descrizioni o controllare nuovamente che i dati coincidano.

Il preventivo rimane il punto di partenza e l'incasso viene costruito a partire dalle informazioni già presenti.

È un passaggio semplice, ma elimina una delle attività più inutili nella gestione amministrativa: ricopiare dati che sono già stati inseriti.

Guarda il modulo Incassi in funzione

Per vedere concretamente come funziona il passaggio dal preventivo all'incasso e come vengono gestiti i dati economici della commessa, puoi guardare la guida dedicata al modulo.

Guarda il video del modulo Incassi di Novera:
https://youtu.be/npVzL0fWB4I

Nel video viene mostrato il flusso completo, dalla registrazione dell'incasso alla preparazione della relativa documentazione.

Sapere cosa è stato ricevuto e cosa manca

Registrare un incasso non serve soltanto a conservare una traccia del pagamento.

Serve soprattutto a sapere quanto è già stato ricevuto e quanto è ancora atteso.

In Novera questa informazione rimane collegata alla commessa.

Se hai ricevuto una parte del compenso, puoi registrarla. Se una quota deve ancora essere incassata, rimane visibile come importo atteso.

Questo permette di avere una situazione economica più chiara senza dover confrontare manualmente preventivi, pagamenti e altri documenti.

La stessa logica vale anche guardando lo studio nel suo insieme.

Puoi avere una visione generale degli incassi ricevuti e di quelli ancora attesi, oltre al dettaglio delle singole commesse.

In questo modo non devi aspettare la fine del mese per provare a ricostruire la situazione.

Dall'incasso alla preparazione della fattura

Una volta registrato l'incasso, arriva il momento della fatturazione.

Qui è importante chiarire cosa fa e cosa non fa Novera.

Novera non è un software di fatturazione elettronica e non sostituisce il sistema con cui lo studio emette la fattura elettronica.

Il gestionale mette però a disposizione una funzione per generare una bozza di fattura in PDF, con i dati dello studio già compilati.

Il documento può essere utilizzato come base per preparare la fattura vera e propria nel sistema di fatturazione elettronica utilizzato dallo studio.

Questo evita almeno una parte del lavoro di preparazione: i dati che sono già presenti in Novera non devono essere ricostruiti da zero in un documento separato.

Il software di fatturazione rimane quello che già utilizzi

Ogni studio può avere il proprio modo di gestire la fatturazione elettronica.

Per questo Novera non cerca di sostituire il software che utilizzi già.

All'interno del modulo Incassi trovi invece scorciatoie dirette verso il portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate e verso il tuo programma di fatturazione elettronica, se configurato.

L'obiettivo è mantenere il flusso di lavoro il più possibile lineare.

Hai registrato l'incasso, hai preparato la bozza e devi procedere con la fatturazione? Puoi raggiungere direttamente lo strumento che utilizzi per emettere la fattura senza doverlo cercare ogni volta tra i preferiti, nelle applicazioni o nelle email.

Novera gestisce quindi la parte che gli compete e lascia la fatturazione elettronica al sistema dedicato.

La situazione economica rimane collegata alla commessa

Il vantaggio principale del modulo Incassi emerge quando si guarda tutto il percorso.

Il preventivo viene creato sulla commessa.

Quando viene accettato, può diventare un incasso senza reinserire le stesse voci.

L'incasso rimane collegato alla commessa e permette di distinguere ciò che è già stato ricevuto da ciò che è ancora atteso.

Quando serve preparare la fattura, Novera può generare una bozza PDF precompilata e mettere a disposizione le scorciatoie verso gli strumenti di fatturazione.

Ogni passaggio utilizza quindi le informazioni del precedente.

Non è necessario che lo studio ricominci ogni volta da una pagina vuota.

Meno dati copiati, meno possibilità di errore

Ogni volta che un dato viene ricopiato manualmente aumenta anche la possibilità di sbagliare.

Un importo può essere trascritto male. Una voce può essere dimenticata. Un dato del cliente può essere copiato da una versione non aggiornata.

Collegare i passaggi non elimina la necessità di verificare i dati prima di procedere, ma riduce le occasioni in cui devono essere riscritti.

Questo è particolarmente utile quando lo studio gestisce molti preventivi e molte commesse contemporaneamente.

Il tempo risparmiato non deriva da una singola grande operazione automatica. Deriva dall'eliminazione di tanti piccoli passaggi ripetitivi.

Dal preventivo all'incasso senza perdere il filo

La gestione economica di una commessa non dovrebbe essere una serie di operazioni scollegate.

Il preventivo indica cosa è stato proposto al cliente. L'accettazione permette di procedere con il lavoro. L'incasso registra quanto è stato effettivamente ricevuto. La fatturazione completa poi il processo attraverso il sistema utilizzato dallo studio.

Con Novera questi passaggi rimangono collegati.

Puoi quindi seguire il percorso economico della commessa senza dover ricostruire ogni volta le informazioni da documenti e sistemi diversi.

Prova Novera

Novera è il gestionale cloud per studi tecnici italiani che permette di gestire commesse, preventivi, incassi, documenti, ore, costi e attività in un unico ambiente.

Se vuoi ridurre il lavoro ripetitivo tra preventivi, incassi e preparazione della fatturazione, puoi provare Novera.

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