Gestire i preventivi: dal preventivo all'incasso senza rifare il lavoro

In uno studio tecnico, preparare un preventivo è solo l'inizio.

Dopo averlo inviato al cliente bisogna ricordarsi se è ancora in attesa, se è stato accettato, se è stato rifiutato e, quando arriva l'accettazione, trasformare quella proposta in qualcosa di concreto: il lavoro può partire e prima o poi arriverà anche il momento dell'incasso.

Il problema è che spesso questi passaggi vengono gestiti separatamente.

Il preventivo viene preparato in un documento, inviato via email, l'esito rimane nella conversazione con il cliente e, quando viene accettato, bisogna recuperare i dati e reinserirli per creare l'incasso.

Se si gestiscono molte commesse contemporaneamente, diventa facile perdere il filo.

Il modulo Preventivi di Novera collega invece questi passaggi direttamente alla commessa, evitando di ripetere lo stesso lavoro.

Un preventivo pronto da inviare

La preparazione del documento non dovrebbe significare ricopiare ogni volta le stesse informazioni.

In Novera il preventivo viene costruito all'interno della commessa, con le relative voci e i relativi importi.

Quando è pronto, il sistema genera automaticamente il PDF del preventivo, utilizzando i dati dello studio, quelli del cliente e le voci già inserite.

Il documento è quindi pronto per essere inviato al cliente.

Non devi creare un documento separato, recuperare nuovamente i dati dello studio e ricopiare manualmente le informazioni della commessa.

Il preventivo nasce già nel contesto del lavoro a cui appartiene.

Guarda come funziona il modulo Preventivi

Per vedere il percorso completo all'interno di Novera, abbiamo preparato una guida dedicata al modulo.

Guarda il video del modulo Preventivi di Novera:
https://youtu.be/X6QlhdEbt-Q

Nel video viene mostrato come creare il preventivo, generare il PDF e gestirne lo stato fino all'accettazione.

Sapere subito a che punto è ogni preventivo

Inviare un preventivo non significa sapere cosa ne è stato del cliente.

Potrebbe averlo ricevuto e non aver ancora risposto. Potrebbe averlo accettato. Oppure potrebbe aver deciso di non procedere.

Quando queste informazioni rimangono nelle email, per capire la situazione bisogna andare a cercare le conversazioni una per una.

In Novera ogni preventivo ha uno stato che può essere aggiornato con un clic: bozza, inviato, accettato o rifiutato.

Questo permette di avere una situazione immediata dei preventivi dello studio.

Se vuoi sapere quali sono ancora in attesa di risposta, non devi aprire le email dei vari clienti. Puoi partire direttamente dall'elenco dei preventivi e controllarne lo stato.

È una differenza semplice, ma importante quando si gestiscono molte proposte contemporaneamente.

Il preventivo accettato diventa un incasso

Il passaggio successivo è quello in cui spesso si ricomincia da capo.

Il cliente accetta il preventivo e bisogna creare l'incasso. Si recuperano gli importi, le voci e gli altri dati, per poi reinserirli in un altro documento o in un altro sistema.

È lavoro duplicato.

In Novera, quando un preventivo viene accettato, puoi generare direttamente l'incasso corrispondente.

I dati del preventivo vengono riportati nel nuovo incasso senza doverli inserire nuovamente.

Le voci e gli importi rimangono quindi collegati al lavoro originario.

Questo riduce la possibilità di commettere errori durante la ricopiatura e soprattutto evita di fare due volte lo stesso lavoro.

Il percorso diventa quindi lineare:

preventivo → accettazione → incasso.

Senza dover ricostruire ogni volta ciò che era già stato inserito.

Il preventivo firmato rimane nella commessa

C'è poi il documento che dimostra cosa è stato effettivamente accettato dal cliente.

Quando il preventivo viene firmato, può essere allegato direttamente alla commessa.

In questo modo il documento rimane insieme alle altre informazioni del lavoro e può essere recuperato quando serve.

Non devi ricordarti se il PDF firmato è stato salvato nella cartella della commessa, nell'archivio del computer o nella conversazione email con il cliente.

Apri la commessa e trovi anche il preventivo firmato.

Questo diventa particolarmente utile quando il lavoro dura mesi e, nel frattempo, vengono prodotti molti altri documenti.

Non perdere di vista le trattative aperte

Per chi gestisce uno studio, avere il preventivo nel gestionale non serve soltanto a generare un PDF.

Serve soprattutto a sapere cosa sta succedendo con le opportunità di lavoro che hai già aperto.

Un preventivo in stato "inviato" è diverso da uno accettato. Uno rifiutato è diverso da uno ancora in attesa.

Avere questi stati aggiornabili direttamente permette di distinguere rapidamente ciò che è ancora da seguire da ciò che è già diventato lavoro acquisito.

E quando un cliente richiama dopo qualche settimana, non è necessario ricostruire tutta la storia dalla posta elettronica.

Puoi aprire il preventivo collegato alla commessa e vedere immediatamente in che stato si trova.

Meno volte gli stessi dati, meno possibilità di errore

Il punto centrale del modulo Preventivi non è semplicemente creare offerte in formato PDF.

È evitare di reinserire informazioni che esistono già.

I dati del cliente sono già nella commessa. Le voci del preventivo vengono già inserite una volta. Il documento viene generato da quelle informazioni. Quando il preventivo viene accettato, i dati possono passare direttamente all'incasso.

Ogni passaggio utilizza quello precedente invece di ricominciare da zero.

Questo rende il flusso più semplice da seguire e riduce anche il rischio di errori di trascrizione.

Dal preventivo all'incasso, tutto rimane collegato

Una gestione ordinata dei preventivi non riguarda soltanto la fase commerciale.

Il preventivo è l'inizio di un percorso che può portare all'accettazione, all'avvio del lavoro e all'incasso.

Se ogni passaggio viene gestito separatamente, lo studio deve continuamente ricostruire le informazioni.

Se invece tutto rimane collegato alla stessa commessa, il percorso è più facile da seguire.

Il preventivo rimane associato al cliente e alla commessa, il suo stato è sempre visibile, il documento firmato rimane reperibile e, quando viene accettato, può diventare direttamente un incasso.

È questo il vantaggio concreto di gestire i preventivi all'interno di Novera: non dover rifare il lavoro ogni volta che il cliente passa alla fase successiva.

Prova Novera

Novera è il gestionale cloud per studi tecnici italiani che permette di gestire commesse, preventivi, incassi, documenti, clienti, collaboratori e attività in un unico ambiente.

Se vuoi gestire il percorso dal preventivo all'incasso senza reinserire ogni volta gli stessi dati, puoi provare Novera.

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