Gestione utenti e permessi: come controllare gli accessi in uno studio tecnico

In uno studio tecnico le persone che collaborano non hanno tutte lo stesso ruolo.

C'è il titolare che deve avere una visione completa dello studio. Ci possono essere amministratori che gestiscono le attività quotidiane, collaboratori interni che lavorano sulle commesse e professionisti esterni che devono poter consultare determinate informazioni senza accedere a tutto il resto.

Gestire tutti gli utenti allo stesso modo significa spesso concedere più accessi del necessario. E quando aumentano le persone che lavorano sulle commesse, aumentano anche le possibilità di modificare informazioni che non dovrebbero essere toccate o di rendere disponibili dati che dovrebbero rimanere riservati.

Per questo in Novera la gestione degli utenti parte dai permessi, non semplicemente dalla creazione degli account.

Non tutti devono poter vedere tutto

Novera prevede quattro ruoli con livelli di accesso differenti: titolare, amministratore, collaboratore interno e collaboratore esterno.

Il titolare ha il controllo completo dello studio e può decidere quali permessi assegnare agli altri utenti.

Gli amministratori possono occuparsi della gestione quotidiana dello studio con i permessi previsti dal loro ruolo.

Il collaboratore interno lavora direttamente all'interno di Novera, ma alcuni permessi possono essere attivati singolarmente. Questo permette, ad esempio, di decidere chi può utilizzare determinate funzioni senza concederle automaticamente a tutti.

Il collaboratore esterno ha invece un accesso in sola lettura. È pensato per quelle situazioni in cui uno studio lavora insieme a un professionista esterno e ha bisogno di condividere alcune informazioni, senza per questo dargli accesso a tutto ciò che riguarda lo studio.

Questo è particolarmente importante per dati come committenti e costi, che non necessariamente devono essere visibili a chi collabora dall'esterno.

Guarda come funziona la gestione degli utenti

La gestione dei ruoli e dei permessi è più semplice da capire vedendola direttamente all'interno di Novera.

Abbiamo preparato una guida che mostra come creare e gestire gli utenti, assegnare i ruoli e intervenire sui relativi permessi.

Guarda la guida al modulo Gestione Utenti di Novera:
https://www.youtube.com/watch?v=J5PfBrX8L08

Anche le funzioni a consumo vanno gestite

Un caso particolare riguarda Render AI.

La generazione dei render utilizza una quota a consumo dello studio. Per questo motivo i collaboratori interni non hanno automaticamente il permesso di utilizzare Render AI.

Il titolare può attivarlo singolarmente per le persone che ne hanno effettivamente bisogno.

È una scelta semplice, ma importante: non tutti i collaboratori devono necessariamente avere accesso a una funzione che comporta un consumo di risorse. Il titolare mantiene quindi il controllo su chi può utilizzarla, invece di concederla indistintamente a tutti gli account.

Lo stesso principio può essere applicato alla gestione quotidiana dello studio: ogni persona dovrebbe avere gli strumenti necessari per il proprio lavoro, senza avere automaticamente accesso a tutto.

Disattivare un utente non significa perdere il suo lavoro

C'è poi un aspetto che spesso viene sottovalutato nella gestione degli account.

Una persona può smettere di collaborare con lo studio, ma le attività che ha svolto fino a quel momento fanno parte della storia delle commesse.

Per questo, quando un utente viene disattivato in Novera, il suo lavoro non viene cancellato.

Lo storico rimane disponibile e continua a essere associato alle attività svolte dalla persona. In questo modo il titolare può continuare a ricostruire cosa è stato fatto e da chi, anche dopo la disattivazione dell'account.

Se in futuro la persona torna a collaborare con lo studio, è inoltre possibile reintegrarla utilizzando nuovamente le sue credenziali.

Non è quindi necessario cancellare e ricreare tutto da zero ogni volta che cambia la composizione del team.

Gli inviti possono essere revocati

Anche la fase precedente all'attivazione dell'account deve essere gestita con attenzione.

Quando si invita una persona a entrare nello studio tramite email, l'invito può essere revocato in qualsiasi momento.

Questo è utile, ad esempio, se un collaboratore cambia ruolo, se l'invito è stato inviato per errore oppure se la collaborazione non deve più iniziare.

In questo modo anche gli account non ancora attivati rimangono sotto il controllo del titolare.

I permessi servono a lavorare meglio, non solo a proteggere i dati

La gestione degli accessi non riguarda soltanto la sicurezza.

Avere permessi definiti significa anche evitare di dover spiegare continuamente a ogni collaboratore quali informazioni può modificare e quali invece deve lasciare al titolare o agli amministratori.

In uno studio con più persone, il punto non è fare in modo che tutti possano fare tutto. È fare in modo che ognuno possa fare ciò che gli serve per lavorare sulla propria parte di attività, mantenendo sotto controllo le informazioni e le funzioni che hanno un impatto sullo studio.

Novera porta questa logica direttamente nella gestione delle commesse e del lavoro quotidiano: ruoli diversi, accessi diversi e possibilità di attivare singoli permessi quando servono.

Prova Novera

Novera è il gestionale cloud per studi tecnici che permette di gestire commesse, collaboratori, documenti, attività e dati dello studio da un unico ambiente.

Se gestisci uno studio con più persone e vuoi avere un controllo più preciso sugli accessi, puoi provare Novera gratuitamente.

Prova Novera: https://noverapp.it/#contatti