Gestire imprese e professionisti collegati alle commesse

In uno studio tecnico ci sono persone con cui si lavora continuamente che non fanno parte dello studio.

La ditta edile che segue i lavori. L'elettricista coinvolto in una commessa. Il termotecnico che deve occuparsi di un impianto. Il collega strutturista con cui si collabora per una parte del progetto.

Il problema è che questi contatti spesso vengono gestiti in modo completamente diverso tra loro: un numero salvato nella rubrica del telefono, una vecchia email, un contatto dentro Outlook, un foglio Excel con le imprese utilizzate negli anni.

Finché sono pochi, si riesce a gestirli. Quando le commesse aumentano, iniziano le ricerche: "Qual era il numero di quella ditta?", "Su quale commessa avevamo assegnato quell'impresa?", "Chi era il tecnico che aveva seguito quel lavoro?"

Il modulo Operatori di Novera nasce per mettere ordine proprio in questa parte del lavoro.

Un'anagrafica per chi lavora con lo studio

Gli operatori sono le imprese e i professionisti esterni che collaborano con lo studio sulle commesse.

Non sono i dipendenti dello studio e non vanno confusi con i collaboratori interni. Sono soggetti esterni che entrano nel lavoro quando una commessa lo richiede.

In Novera ogni operatore ha una propria scheda con i dati anagrafici, i contatti e le informazioni fiscali. Ma soprattutto è collegato alle commesse su cui lavora.

Questo cambia il modo in cui si recuperano le informazioni.

Invece di cercare un'impresa nella rubrica e poi provare a ricordare su quale lavoro era coinvolta, puoi aprire direttamente la scheda dell'operatore e vedere le commesse associate.

E il contrario funziona allo stesso modo: dalla commessa puoi vedere immediatamente quali operatori sono coinvolti.

I dati dell'impresa partono dalla Partita IVA

Inserire una nuova impresa non significa necessariamente compilare manualmente ogni campo dell'anagrafica.

In Novera puoi partire dalla Partita IVA e ottenere automaticamente i dati anagrafici dell'impresa interrogando il Registro delle Imprese.

Questo riduce il lavoro necessario per creare una nuova scheda e, soprattutto, evita di dover ricopiare manualmente informazioni che esistono già nei registri.

Una volta creata l'anagrafica, lo studio ha un punto unico in cui mantenere e consultare le informazioni dell'operatore.

Guarda come funziona il modulo Operatori

Il modo più semplice per vedere come vengono gestiti gli operatori e il loro collegamento con le commesse è guardare la guida dedicata al modulo.

Guarda il video guida del modulo Operatori di Novera:
https://youtu.be/Rf6jlm9fFC8

Nel video viene mostrato il flusso completo, dalla gestione dell'anagrafica fino all'associazione degli operatori alle commesse.

Un'impresa può avere più persone

Un caso frequente è quello di un'impresa che lavora su diverse commesse dello studio e ha più dipendenti coinvolti.

Senza un collegamento tra impresa, dipendenti e commesse, può essere necessario assegnare manualmente ogni singola persona a ogni lavoro.

In Novera, se i dipendenti sono collegati all'impresa, ereditano automaticamente le commesse assegnate all'impresa.

Quindi se una ditta viene coinvolta in una nuova commessa, non è necessario ripetere l'assegnazione per ogni dipendente collegato.

È un dettaglio che diventa particolarmente utile quando lo studio lavora con imprese con più persone e le stesse squadre si spostano da una commessa all'altra.

Il collegamento con la commessa rimane sempre aggiornato

Un'altra caratteristica importante è che il rapporto tra operatore e commessa non viene gestito in due posti separati.

La relazione è unica.

Se dalla scheda dell'operatore aggiungi o rimuovi una commessa, la modifica si riflette sulla commessa. Se invece intervieni direttamente dalla scheda della commessa, l'associazione viene aggiornata anche nella scheda dell'operatore.

In questo modo non hai due elenchi da mantenere sincronizzati manualmente.

La domanda "su quali commesse lavora questa impresa?" e la domanda opposta "quali operatori lavorano su questa commessa?" partono semplicemente da due punti diversi dello stesso dato.

Hai già tutto in Excel? Puoi importarlo

Molti studi hanno già un elenco di imprese e professionisti esterni.

Magari è un file Excel costruito negli anni, con decine o centinaia di contatti. Trasferire tutto manualmente in un nuovo gestionale sarebbe un lavoro inutile.

Novera permette di importare in blocco gli operatori da Excel, così l'anagrafica può essere trasferita senza dover creare ogni contatto singolarmente.

Questo permette di partire dai dati che lo studio possiede già e portarli all'interno del gestionale.

Quando il Comune chiede chi è l'impresa esecutrice

Il valore di avere un'anagrafica centralizzata si vede soprattutto quando serve una risposta immediata.

Può arrivare una richiesta dal Comune: chi è l'impresa esecutrice della commessa?

Se le informazioni sono sparse tra email, documenti, telefono e fogli Excel, prima bisogna ricostruire la risposta.

Se invece l'impresa è collegata alla relativa commessa, l'informazione è già lì.

Apri la commessa, controlli l'operatore associato e puoi recuperare i suoi dati senza andare a cercare in altri archivi.

Lo stesso vale per molte altre situazioni quotidiane: recuperare un recapito, verificare quale impresa è coinvolta in un lavoro o capire su quali commesse sta collaborando un determinato professionista.

Un'anagrafica che segue il lavoro dello studio

Il modulo Operatori non serve semplicemente a sostituire una rubrica.

Serve a collegare le persone e le imprese esterne al lavoro che stanno svolgendo per lo studio.

Quando l'anagrafica è collegata alle commesse, le informazioni non rimangono isolate. Diventano parte della gestione quotidiana del lavoro.

Meno tempo passato a cercare contatti, meno informazioni duplicate e una visione più chiara di chi collabora su ogni commessa.

Prova Novera

Novera è il gestionale cloud per studi tecnici italiani che permette di gestire commesse, operatori, committenti, documenti, attività, preventivi, incassi e altre informazioni dello studio in un unico ambiente.

Puoi provare Novera gratuitamente e vedere come funziona il modulo Operatori insieme alle altre funzioni del gestionale.

Prova Novera: https://noverapp.it/#contatti