Gestire le ore di una commessa e sapere quanto sta costando

Quanto tempo stai davvero spendendo su una commessa?

In uno studio tecnico il tempo è una delle risorse che più facilmente sfuggono al controllo.

Una giornata può iniziare con un'attività su una commessa, proseguire con un sopralluogo per un altro cliente e finire con alcune ore dedicate alla preparazione di documenti per un terzo lavoro.

A fine giornata, però, ricordarsi esattamente quante ore sono state dedicate a ciascuna commessa non è sempre così semplice.

Se le ore vengono segnate su un foglio a parte, su un file Excel o semplicemente non vengono registrate, diventa difficile rispondere a una domanda molto concreta:

quanto tempo sta assorbendo realmente questa commessa?

E senza conoscere il tempo impiegato, è difficile anche capire quanto sta costando allo studio.

Registrare le ore direttamente sulla commessa

Il modulo Ore di Novera permette di registrare giorno per giorno il tempo lavorato, associandolo direttamente alla commessa corretta.

Se durante una giornata lavori su più commesse, puoi dividere le ore tra i diversi lavori. Il totale giornaliero viene calcolato automaticamente, senza dover fare somme a mano.

Questo rende la registrazione delle ore parte del lavoro quotidiano, invece di trasformarla in un'attività da recuperare a fine settimana o a fine mese.

La differenza è importante: più le ore vengono registrate vicino al momento in cui vengono lavorate, più il dato finale rappresenta quello che è realmente successo.

Dal tempo lavorato al controllo della commessa

Registrare le ore non serve soltanto a sapere quante ore ha lavorato una persona.

Serve soprattutto a capire come sta andando una commessa.

Per ogni lavoro puoi confrontare le ore previste con quelle effettivamente lavorate.

Se una commessa era stata stimata per un determinato numero di ore e il lavoro sta già raggiungendo quel limite, il dato diventa immediatamente utile.

Può significare che il lavoro sta richiedendo più tempo del previsto, che alcune attività stanno prendendo più risorse oppure semplicemente che è necessario rivedere le stime per lavori simili in futuro.

Senza una registrazione delle ore, queste informazioni rimangono spesso soltanto una sensazione.

Con le ore associate alla commessa diventano invece numeri che puoi verificare.

Ogni collaboratore vede le proprie ore

Anche la gestione dei dati cambia in base al ruolo.

Ogni collaboratore può scaricare il PDF relativo alle proprie ore, senza avere accesso alle registrazioni degli altri componenti dello studio.

Questo permette di avere un riepilogo personale del lavoro svolto senza esporre informazioni che non gli competono.

Il titolare e gli amministratori, invece, possono avere una visione completa delle ore registrate dal team.

In questo modo chi gestisce lo studio può passare dalla singola persona al quadro complessivo e capire come viene distribuito il tempo tra le diverse commesse.

Quando le ore diventano anche un dato economico

Il controllo diventa ancora più interessante nelle commesse gestite a consuntivo.

In questo caso le ore lavorate non rappresentano soltanto tempo: hanno anche un valore economico.

Novera può calcolare automaticamente il valore delle ore registrate sulla commessa in base alla tariffa oraria impostata.

Questo valore viene poi confrontato con quanto è già stato registrato nella sezione Incassi.

In questo modo puoi vedere direttamente quanto è stato già incassato e quanto rimane ancora da fatturare.

Non serve quindi prendere le ore da un foglio, calcolare manualmente il loro valore e confrontarle con gli incassi registrati altrove.

Il dato viene mantenuto collegato alla commessa.

Sapere dove va il tempo dello studio

Il punto non è trasformare ogni giornata in una serie di numeri da compilare.

Il punto è avere una visione reale del lavoro che viene svolto.

Se le ore rimangono separate dalle commesse, puoi sapere quante ore ha lavorato una persona, ma non necessariamente su cosa le ha impiegate.

Quando invece ogni ora viene associata alla relativa commessa, il tempo diventa un'informazione utile per tutto lo studio.

Puoi capire quali lavori stanno assorbendo più risorse, verificare se le ore previste sono sufficienti e, quando lavori a consuntivo, avere un collegamento diretto tra tempo lavorato e valore ancora da fatturare.

Alla fine, registrare le ore significa soprattutto smettere di andare a memoria.

Vuoi vedere come funziona il modulo Ore di Novera?

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