Sollecito di pagamento per studi tecnici: 3 modelli pronti

La pratica è chiusa, la fattura è partita, la scadenza è passata da due settimane. Il cliente è simpatico, magari è un amico di un amico, e scrivergli “mi deve dei soldi” mette a disagio. Così si aspetta, e un mese diventa tre.

Sollecitare un pagamento non vuol dire litigare. Serve solo un metodo: messaggi sempre più formali, al momento giusto, senza saltare passaggi. Qui trovi tre modelli pronti da copiare e le abitudini che evitano di doverli usare.

I 3 livelli del sollecito

1. Promemoria gentile, pochi giorni dopo la scadenza. Un messaggio breve, su WhatsApp o per email. Spesso basta: molti ritardi sono solo dimenticanze.
2. Sollecito formale, dopo due o tre settimane senza risposta. Un’email più precisa, con la fattura allegata e una data entro cui pagare.
3. Messa in mora, se non arriva niente. Una comunicazione scritta, via PEC o raccomandata, con un termine finale. Da qui in poi ci sono effetti legali.

Non saltare i livelli: partire direttamente con la PEC rovina il rapporto anche con chi aveva solo dimenticato.

Modello 1: il promemoria gentile

“Buongiorno [Nome], le scrivo per ricordarle la fattura n. [numero] del [data], relativa alla pratica di [indirizzo o oggetto], scaduta il [data]. Se ha già provveduto, non consideri questo messaggio. Grazie e buona giornata!”

Modello 2: il sollecito formale

Oggetto: Sollecito di pagamento – fattura n. [numero] del [data]

“Gentile [Nome Cognome],

nonostante il precedente promemoria, risulta ancora non saldata la fattura n. [numero] del [data], di euro [importo], relativa a [oggetto della prestazione], scaduta il [data].

La invito a provvedere al pagamento entro il [data, di solito 10-15 giorni], tramite bonifico all’IBAN [IBAN]. Allego copia della fattura.

Se il pagamento è già stato effettuato, la prego di inviarmi la ricevuta.

Cordiali saluti,
Geom. [Nome Cognome]”

Modello 3: la messa in mora

Da inviare via PEC o raccomandata A/R.

Oggetto: Messa in mora – fattura n. [numero] del [data]

“Gentile [Nome Cognome],

con la presente le comunico che la fattura n. [numero] del [data], di euro [importo], relativa a [oggetto della prestazione], risulta tuttora non pagata, nonostante i precedenti solleciti del [data] e del [data].

La invito formalmente a provvedere al pagamento entro e non oltre [15] giorni dal ricevimento della presente, tramite bonifico all’IBAN [IBAN].

La presente vale come costituzione in mora ai sensi dell’art. 1219 del Codice civile. In mancanza di pagamento entro il termine indicato, mi riservo di agire per il recupero del credito, con aggravio di interessi e spese.

Distinti saluti,
Geom. [Nome Cognome]”

Privati e aziende: cosa cambia sugli interessi

• Se il cliente è un privato, gli interessi di ritardo partono dalla messa in mora e si calcolano al tasso legale. Per questo il terzo modello è importante: senza una messa in mora scritta, il ritardo non produce effetti.
• Se il cliente è un’impresa, si applicano le regole sui ritardi nei pagamenti tra imprese (D.Lgs. 231/2002): gli interessi di mora decorrono dalla scadenza, senza bisogno di messa in mora, a un tasso più alto di quello legale.

Se anche dopo la messa in mora non arriva niente, il passo successivo è rivolgersi a un legale. Il tuo collegio può aiutarti con il parere di congruità sulla parcella, che serve per chiedere un decreto ingiuntivo.

Meglio prevenire: 3 abitudini che riducono i ritardi

1. Acconto e scadenze per iscritto, nel preventivo e nel disciplinare di incarico. Se il cliente ha firmato una scadenza, sollecitarla è più facile.
2. Fattura subito, a ogni fase chiusa. Una fattura emessa tre mesi dopo il lavoro arriva quando il cliente se n’è già dimenticato.
3. Scadenze visibili al cliente. Chi sa cosa deve pagare e quando, paga più puntuale.

Il problema vero: sapere chi ti deve ancora pagare

Per sollecitare bisogna prima accorgersi del ritardo. Con le commesse sparse tra Excel, fatture e estratto conto, spesso ci si accorge solo a fine anno che quella fattura di giugno non è mai stata pagata. E a quel punto sollecitare è più imbarazzante.

Come cambia con Novera

Prima: per sapere chi deve ancora pagare, confronti le fatture emesse con l’estratto conto. Lo fai ogni tanto, quando te ne ricordi, e qualche ritardo ti sfugge per mesi.

Con Novera: ogni commessa ha il suo preventivo, con acconti e scadenze, e i suoi incassi. Nella dashboard dello studio vedi in un colpo d’occhio tutti i pagamenti in attesa, di tutte le commesse.

Il risultato concreto:

• ti accorgi del ritardo il giorno stesso, non a fine anno;
• sai esattamente cosa sollecitare: quale fattura, quale importo, quale commessa;
• il cliente vede le sue scadenze nella sua area riservata, con importi e stato dei pagamenti, se scegli di mostrarglieli. Spesso basta questo per non dover sollecitare affatto.

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Questa è una guida pratica, non una consulenza legale: per il recupero di crediti importanti rivolgiti a un legale.

Fonti: Codice civile, artt. 1219 e 1284; D.Lgs. 231/2002.