Spese fisse dello studio tecnico: quanto costa tenerlo aperto

# Spese fisse dello studio tecnico: quanto costa tenerlo aperto

A fine anno il commercialista ti chiede i numeri. Apri l'home banking e scorri i movimenti uno per uno: l'affitto lo riconosci, la bolletta pure. Poi trovi un addebito da 289 euro a marzo e ci metti dieci minuti a capire che era il rinnovo annuale di un software. La ricevuta dell'assicurazione è da qualche parte nella mail, quella del commercialista in Download, e lo scontrino della cartuccia per il plotter è una foto nel telefono, in mezzo a quelle di un sopralluogo.

Le spese fisse dello studio tecnico sono così: piccole una per una, sparse in cinque posti diversi. E quasi nessuno sa rispondere a una domanda semplice: quanto mi costa tenere aperto lo studio ogni mese?

## Il problema: tutto mescolato, niente sotto controllo

Nello stesso estratto conto convivono cose molto diverse. Le visure, i bolli e i diritti di segreteria di una pratica. L'affitto e le bollette dello studio. La spesa al supermercato.

Quando è tutto mescolato succedono tre cose.

La prima: non sai quanto costa lo studio in sé. Le spese di una commessa riguardano quella pratica; l'affitto e il software li paghi anche nel mese in cui non lavori su niente. Se non le separi, non vedi né le une né le altre.

La seconda: le spese che arrivano una volta all'anno spariscono. Rinnovo delle licenze, assicurazione professionale, quota del collegio o dell'ordine, PEC, firma digitale. Le paghi, te ne dimentichi, e a fine anno il totale ti sorprende.

La terza: le ricevute non si trovano. Quando servono al commercialista, parte la caccia tra mail, cartelle e galleria del telefono.

## Quanto costa davvero: un esempio di conti

Facciamo un esempio con uno studio inventato, di una persona sola, giusto per vedere l'ordine di grandezza.

| Voce | Al mese |

|---|---|

| Affitto | 400 € |

| Licenze software (1.200 € l'anno) | 100 € |

| Commercialista | 90 € |

| Luce e gas | 70 € |

| Assicurazione professionale (600 € l'anno) | 50 € |

| Internet e telefono | 45 € |

| PEC e firma digitale (60 € l'anno) | 5 € |

| Totale | 760 € |

Sono 9.120 euro l'anno: ogni mese lo studio deve incassare 760 euro prima che tu guadagni il primo euro. E le spese annuali, quelle che uno tende a dimenticare, insieme valgono 155 euro al mese: più delle bollette.

I tuoi numeri saranno diversi. Il punto è che, se le spese sono sparse, quel numero non lo sai.

## Perché il foglio Excel non basta

La prima idea è aprire un file e segnare tutto. Funziona per un paio di mesi, poi si inceppa sempre negli stessi punti.

L'affitto lo devi riscrivere a mano ogni mese, e il mese che te ne dimentichi il totale non torna più. Le spese annuali le ricordi solo quando le vedi addebitate. Le ricevute stanno in una cartella a parte, e il collegamento tra la riga e il file lo tieni a memoria. E le spese delle commesse finiscono nello stesso foglio, o in un altro file ancora, sempre lontane dalla pratica a cui appartengono.

Il foglio ti chiede di ricordarti tutto, ed è proprio la cosa che a fine giornata manca.

## Come lo risolve Novera

In Novera le spese stanno ognuna al suo posto. I costi di una pratica, come trasferte, bolli e visure, restano nella commessa. Le spese che servono a tenere aperto lo studio hanno un modulo apposta: Spese di studio.

Quando registri una spesa ci alleghi la ricevuta, anche con una foto dal telefono, e la riapri dalla riga quando ti serve. Per affitto, abbonamenti e assicurazioni spunti "Si ripete" e scegli ogni quanto: ogni mese, ogni tre mesi o ogni anno. Da lì la spesa si registra da sola alla data giusta, e nel blocco delle spese fisse vedi quando arriva il prossimo pagamento.

In cima alla pagina trovi quanto hai speso nell'anno, la media al mese e la voce più alta, e sotto il totale di ogni categoria con la sua percentuale. Puoi filtrare per anno, mese, categoria o fornitore, e scaricare in Excel quello che stai guardando.

## Cosa ci guadagni

### Sai quanto ti costa lo studio, ogni mese

La domanda di inizio articolo ha finalmente una risposta, sempre aggiornata. Non devi più ricostruirla a fine anno scorrendo l'estratto conto: apri la pagina e la media al mese è lì.

### Vedi dove vanno i soldi, e tagli quello che non serve

Quando le spese sono divise per categoria, con la percentuale accanto, salta subito all'occhio cosa pesa di più. Magari scopri che stai pagando due abbonamenti che fanno la stessa cosa, o un software che non apri da un anno. Prima di tagliare una spesa, devi sapere che esiste.

### Niente più sorprese dai rinnovi

Le spese annuali e trimestrali non spariscono più dai conti: le vedi nel blocco delle spese fisse, con la data del prossimo pagamento. Il rinnovo del software o dell'assicurazione smette di essere una brutta sorpresa sull'estratto conto.

### Meno lavoro a mano

Le spese fisse le imposti una volta e si registrano da sole. Non riscrivi l'affitto ogni mese e non rischi di dimenticarti una riga.

### Fine anno senza caccia alle ricevute

Ogni spesa ha la sua ricevuta attaccata. Quando il commercialista ti chiede i numeri, filtri l'anno e gli mandi l'Excel, invece di passare una sera tra mail, cartelle e galleria del telefono.

### Un quadro chiaro di tutto lo studio

Spese della commessa da una parte, spese dello studio dall'altra. Così sai quanto ti è costata una pratica e quanto ti costa la struttura che ti permette di lavorare, senza mescolare le due cose.

## Prova a fare il conto

Inserisci in Novera le spese fisse che conosci, imposta quelle che si ripetono e aggiungi le ricevute che hai già. Dal mese dopo il conto si tiene da solo, e sai sempre quanto ti costa tenere aperto lo studio.

Ti interessa provare Novera? Vai sul link di richiesta e richiedi la prova gratuita di 30 giorni.